Zásady ochrany osobních údajů
Tento dokument vysvětluje, jak projekt Memory Cube nakládá s osobními údaji zákazníků, návštěvníků webu a dalších osob v souvislosti s provozem webu, komunikací, objednávkami fotobudky a poskytováním služeb.
Účinnost dokumentu: tyto zásady jsou účinné ode dne jejich zveřejnění na webu www.memorycube.cz. Správce může zásady přiměřeně aktualizovat, zejména při změně služeb, používaných nástrojů nebo právních požadavků.
Kdo Vaše osobní údaje zpracovává
Správcem osobních údajů je osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Pro účely těchto zásad je správcem:
Pro zjednodušení je správce v těchto zásadách dále označován také jako „Memory Cube“, „my“ nebo „správce“.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro komunikaci, vyřízení poptávky, uzavření a plnění smlouvy, zajištění služby fotobudky, splnění právních povinností a ochranu našich oprávněných zájmů.
| Kategorie údajů | Příklady údajů | Kdy je zpracováváme |
|---|---|---|
| Identifikační údaje | Jméno, příjmení, případně název společnosti nebo školy | Při odeslání kontaktního nebo objednávkového formuláře, při komunikaci a při uzavírání smlouvy |
| Kontaktní údaje | E-mailová adresa, telefonní číslo | Pro odpověď na zprávu, domluvu termínu, potvrzení objednávky a organizační komunikaci |
| Údaje o akci | Typ akce, datum akce, místo konání, poznámky, speciální požadavky, u maturitních plesů také škola a třída | Pro přípravu nabídky, organizaci služby a plnění objednávky |
| Smluvní a účetní údaje | Informace o objednávce, dohodnutých podmínkách, platbě, vystavených dokladech a související komunikaci | Při uzavření a plnění smlouvy, evidenci plateb a plnění zákonných povinností |
| Fotografie a obrazové záznamy | Fotografie z fotobudky, případně další obrazové výstupy z akce | V souvislosti s poskytnutím služby, vytvořením a předáním galerie nebo na základě souhlasu pro ilustrační či propagační použití |
| Technické údaje | IP adresa, údaje o zařízení a prohlížeči, informace o používání webu | Při návštěvě webu, používání analytických nástrojů, zabezpečení webu a ochraně formulářů proti spamu |
Proč údaje zpracováváme
Osobní údaje zpracováváme vždy pouze pro konkrétní účel a na odpovídajícím právním základě podle GDPR.
| Účel zpracování | Právní základ | Popis |
|---|---|---|
| Vyřízení kontaktní zprávy | Oprávněný zájem / jednání o smlouvě | Odpovídáme na dotazy zaslané přes kontaktní formulář, e-mail, telefon nebo sociální sítě. |
| Zpracování objednávky fotobudky | Jednání o smlouvě a plnění smlouvy | Používáme údaje potřebné k přípravě nabídky, rezervaci termínu, domluvě detailů akce a poskytnutí služby. |
| Organizace a realizace akce | Plnění smlouvy | Zpracováváme údaje o místě, datu, typu akce a požadavcích zákazníka, abychom mohli službu řádně zajistit. |
| Vytvoření a předání fotografií / galerie | Plnění smlouvy, případně souhlas nebo oprávněný zájem dle konkrétní situace | Fotografie pořizujeme a zpřístupňujeme v rozsahu sjednaném se zákazníkem, typicky prostřednictvím sdílené galerie. |
| Propagační použití fotografií | Souhlas nebo smluvní ujednání | Fotografie s rozpoznatelnými osobami používáme pro ilustrační a propagační účely pouze tehdy, pokud k tomu máme odpovídající souhlas nebo smluvní základ. |
| Účetnictví, daně a zákonné evidence | Plnění právní povinnosti | Údaje na dokladech a související evidenci uchováváme v rozsahu vyžadovaném právními předpisy. |
| Ochrana právních nároků | Oprávněný zájem | Údaje můžeme uchovat a použít za účelem ochrany našich práv, řešení reklamací, sporů nebo kontroly plnění smluv. |
| Analytika webu | Souhlas, pokud je vyžadován | Pomocí Google Analytics vyhodnocujeme návštěvnost a používání webu. Podrobnosti o cookies najdete na samostatné stránce Cookies. |
| Ochrana formulářů proti spamu | Oprávněný zájem | Google reCAPTCHA pomáhá chránit formuláře před automatizovaným spamem a zneužitím. |
Kontaktní a objednávkový formulář
Na webu používáme zejména kontaktní formulář a objednávkový formulář pro poptávku fotobudky. Údaje z formulářů slouží výhradně k tomu, abychom mohli odpovědět, připravit nabídku, domluvit podrobnosti akce a případně uzavřít a splnit smlouvu.
Kontaktní formulář
- jméno a příjmení,
- e-mailová adresa,
- předmět zprávy,
- obsah zprávy nebo otázky.
Objednávkový formulář
- jméno a příjmení,
- e-mailová adresa a telefon,
- typ akce, datum akce a místo konání,
- u vybraných akcí také název školy a třída / třídy,
- poznámky, speciální požadavky nebo doplňující informace,
- potvrzení souhlasu se zpracováním osobních údajů v rozsahu potřebném pro vyřízení formuláře.
Jak nakládáme s fotografiemi z akcí
V rámci služby fotobudky mohou vznikat fotografie účastníků akce. Tyto fotografie zpracováváme především proto, abychom mohli splnit objednanou službu a předat zákazníkovi výsledné fotografie, například prostřednictvím sdílené galerie nebo jiného dohodnutého způsobu předání.
Všechny fotografie se automaticky nezveřejňují. Fotografie použité na webu nebo v propagačních materiálech jsou ilustrační a byly použity na základě uděleného souhlasu nebo odpovídajícího smluvního ujednání. U dalších akcí je zveřejnění nebo jiné propagační použití fotografií řešeno individuálně písemným souhlasem nebo smlouvou.
Pokud je pro konkrétní použití fotografie vyžadován souhlas, máte právo jej kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
Cookies řešíme samostatně
Web může používat cookies a obdobné technologie, zejména pro správné fungování webu, ochranu formulářů, měření návštěvnosti a zlepšování obsahu. Pro analytické účely používáme Google Analytics.
Podrobné informace o tom, jak používáme cookies, jaké typy cookies mohou být na webu nasazeny a jak lze nastavení cookies upravit, najdete na samostatné stránce: Cookies.
Kdo může mít k údajům přístup
Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu osobám a dodavatelům, kteří se podílejí na provozu webu, zajištění komunikace, poskytnutí služby, technické správě, platebních službách nebo plnění právních povinností.
- Active24 – hosting webu a e-mailové služby.
- WordPress a Elementor – technická platforma webu a formulářů.
- Google – Google Analytics a Google reCAPTCHA.
- SumUp – platební terminál používaný pro platby na místě.
- Externí odborní poradci – například účetní, daňoví nebo právní poradci, pokud je to nezbytné.
- Orgány veřejné moci – pouze pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis nebo oprávněná výzva.
S dodavateli, kteří pro nás vystupují jako zpracovatelé osobních údajů, usilujeme o nastavení odpovídajících smluvních a bezpečnostních záruk. Někteří poskytovatelé, zejména globální technologické společnosti, mohou osobní údaje zpracovávat také jako samostatní správci nebo je zpracovávat dle vlastních podmínek.
Mezinárodní předávání údajů
V běžném provozu usilujeme o to, aby osobní údaje byly zpracovávány především v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru. U některých služeb, zejména nástrojů společnosti Google nebo jiných mezinárodních poskytovatelů, však může docházet ke zpracování nebo přístupu k údajům také ze třetích zemí.
Pokud k takovému předání dochází, mělo by probíhat pouze při existenci odpovídajících záruk podle GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiného právně přípustného mechanismu.
Jak dlouho údaje uchováváme
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu, pro který byly získány, zejména po dobu potřebnou pro komunikaci, přípravu nabídky, uzavření a plnění smlouvy, předání fotografií, vyřízení případných reklamací a ochranu právních nároků.
Pokud nám právní předpisy ukládají povinnost uchovávat určité údaje déle, zejména v oblasti účetnictví, daní nebo evidence plateb, uchováváme je po dobu stanovenou těmito předpisy. Po uplynutí příslušné doby údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud již neexistuje jiný právní důvod pro jejich uchování.
Prakticky: údaje z poptávek a komunikace držíme jen po dobu potřebnou k vyřízení dotazu nebo objednávky. Údaje související se smlouvou, platbou nebo dokladem uchováváme po dobu vyžadovanou právními předpisy a pro ochranu našich oprávněných zájmů.
Jak osobní údaje chráníme
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo zničením. Přístup k údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro plnění svých úkolů, a to v nezbytném rozsahu.
- web a e-mailové služby jsou provozovány prostřednictvím profesionálního poskytovatele hostingu,
- přístupy do administrace a e-mailů jsou chráněny hesly,
- formuláře jsou chráněny proti automatizovanému zneužití,
- osobní údaje nepředáváme nahodilým třetím osobám,
- fotografie a galerie zpřístupňujeme podle dohody se zákazníkem a v rozsahu odpovídajícím účelu.
Jaká máte práva podle GDPR
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:
- právo na informace o tom, jak Vaše osobní údaje zpracováváme,
- právo na přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme,
- právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
- právo na výmaz, pokud již údaje nepotřebujeme nebo pokud je splněn jiný zákonný důvod,
- právo na omezení zpracování,
- právo na přenositelnost údajů, pokud se uplatní podle GDPR,
- právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
- právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese info@memorycube.cz. Abychom zabránili neoprávněnému zpřístupnění údajů, můžeme Vás v odůvodněných případech požádat o přiměřené ověření totožnosti.
Kam se můžete obrátit
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte právo obrátit se na dozorový úřad:
Profilování a automatizované rozhodování
Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo. Analytické nástroje mohou pomáhat vyhodnocovat návštěvnost webu a chování návštěvníků v agregované nebo technické podobě, nikoliv za účelem automatického rozhodování o konkrétních osobách.
Aktualizace dokumentu
Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména pokud dojde ke změně služeb, používaných nástrojů, zpracovatelů, kontaktních údajů nebo právních požadavků. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webu.